Team Golf Vlaanderen: administratie

Golf Vlaanderen is de sportfederatie van golfclubs in Vlaanderen. Een federatie die ten dienste staat van haar clubs en dus de kwaliteit van de clubwerking voor iedere aangesloten golfer mee helpt te bepalen. Maar wie zijn de mensen achter Golf Vlaanderen in Zaventem? 'Team Golf Vlaanderen' bestaat uit 7 personen, elk met hun kwaliteiten en vaardigheden. In deze rubriek zetten we hen om beurt even in de spotlight.

Heb je ooit al eens een mailtje gestuurd naar info@golfvlaanderen.be? Dan is de kans groot dat deze beantwoord of intern doorgestuurd werd door Evelyne Vanherck.

Marc: “Het is belangrijk dat we als federatie een opendeurpolitiek houden. Iedereen mag hier een vraag stellen en onze doelstelling is dat elke vraag ook beantwoord wordt. Federaties worden soms als ivoren torens gezien. Maar dat wil dus zeggen dat we een systeem moeten hebben om de opvolging te garanderen. De ‘info@’ mails worden door Evelyne ontvangen en gesorteerd.”

Evelyne is ongeveer 2 jaar actief bij het Golf Vlaanderen team en wist - toen ze begon - bitter weinig over golf of de topsportwerking in het algemeen. “Het was een flinke leercurve in het begin. Je hoort heel wat termen waar je geen definitie op kunt plakken. Kaderopleidingen bijvoorbeeld, daar kan je je niet meteen iets bij voorstellen.”

Marc Verneirt: “We zijn bewust niet altijd op zoek naar golfers binnen ons team. We proberen een mix te verkrijgen en dat zo te houden. We hebben hier bijvoorbeeld mensen met een stevige sportopleiding, maar geen golfkennis. Aan de andere kant hebben we ook erg goede golfers, Kevin bijvoorbeeld, die komt uit de Topsportschool. De golf ‘leken’ namen we onlangs mee naar de Ryder Cup en zo worden ze al snel in die wereld ondergedompeld.”

Van een eigen zaak naar het Golf Vlaanderen team

Evelynes hoofdzaak is de boekhouding. Haar ervaring als zelfstandige helpt daar zeker bij. De afsluiting van het boekjaar is dan ook traditioneel de drukste periode van het jaar. Ondertussen is de Golf Vlaanderen een klein bedrijfje dat 2 miljoen euro omzet draait. 800.000 euro aan subsidies – 900.000 euro door de federale kaarten (lidgelden) en wat extra omzet door de wedstrijddeelnames en kledij inkomsten. Een stevige boekhouding voor een team van 7…

Evelyne: “Samen met de boekhouder rapporteer ik maandelijks aan Marc en de penningmeester. Zo kunnen zij telkens tijdig bijsturen waar nodig.”

Marc: “Die boekhouding is niet te onderschatten. Je moet in een goede structuur werken rond bepaalde subsidiëring. Aan de andere kant heb je ook de meer commerciële aanpak nodig wanneer je met sponsors werkt. De uitdaging bij ons is ook ‘het komen en gaan van de collega’s’ - vanaf maart bij het begin van het seizoen beginnen de Golf Vlaanderen teamleden door Vlaanderen te trekken en wordt Evelyne de kapitein van het schip, het vaste gezicht hier in Zaventem.”

Online betalen = extra boekhoudwerk

Het is een evidentie geworden bij de meeste clubs: registreren op een wedstrijd en via de mobiele banking app die 5 euro meteen kunnen betalen. Maar die online betalingen betekenen een extra inspanning voor de federatie.

Marc: “De federatiekaart is een enorme bron aan informatie voor ons. We hebben een database met 40.000 records, 40.000 leden. Die wordt aangevuld door de clubs en zo kunnen we gaan rapporteren naar nieuwe instroom en groei bijvoorbeeld. Via die federatiekaart willen we de dienstverlening van de clubs blijven verbeteren. Zo komen we al snel uit bij de introductie van het online betalen.

Voor die online betalingen beheren we een systeem waarbij wij tussenstation spelen. Je betaalt online 5 euro om mee te doen aan een wedstrijd, dan komt die eerst bij ons terecht en daarna wordt die doorgestort naar de juiste club.”

Naast het boekhoudkundig werk dat de federatiekaarten met zich meebrengt, is Evelyne ook verantwoordelijk voor het contact met de verzekeringsmakelaar. Want elke federatiekaart betekent ook een wereldwijde verzekering voor de speler.

De algemene vergadering en het personeelsbeleid

De algemene vergadering is het grootste orgaan van de federatie en ook daar zorgt de tandem Marc en Evelyne voor.

Marc: “Dat is iets wat we samen in goede banen leiden. We zorgen ervoor dat zoiets goed ineen zit. De aanwezigheidslijsten opmaken, zorgen voor de noodzakelijke handtekeningen, niet onbelangrijke details zoals de naamkaartjes, tijdens het jaar van de verkiezingen zorgen voor stembiljetten, enzovoorts... niet te onderschatten en we willen steeds dat het goed uitgewerkt is. Enkele maanden op voorhand schrijven we alles eens neer en laten we dat heen en weer gaan binnen het team tot we een uitgewerkt programma bekomen.”
Het personeelsbeleid is tenslotte ook een belangrijk item. Marc doet hierbij het beleid en Evelyne voert deze administratief uit.

Komen er nog nieuwe uitdagingen bij in de toekomst?

Evelyne: “Ik heb zeker de ambitie om nog meer te kunnen bijspringen op bv. wedstrijden. Tijdens het BKO was er een desk waar de vrijwilligers hun vragen konden stellen en daar was ik de contactpersoon. Samen met Ymke volgde ik ook een opleiding wedstrijdbeheer. Zo kan ik eens meegaan naar een wedstrijd of zelfs overnemen als er iemand ziek uitvalt.”