Versie 2.0 - datum: 26/04/2024

Identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke

Deze privacy policy is van toepassing op alle persoonsgegevens die verwerkt worden door Golf Vlaanderen VZW, met maatschappelijke zetel te du Roy de Blicquylaan 15, bus 1, 1933 Zaventem, met ondernemingsnummer BTW BE0 476.916.039, die de verwerkingsverantwoordelijke is van deze website.

De Verwerkingsverantwoordelijke hecht veel belang aan jouw privacy en verwerkt jouw persoonsgegevens dan ook conform de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (hierna “GDPR”) alsook iedere toekomstige of aanvullende wetgeving in uitvoering daarvan, voor zover van toepassing.

Voor verdere vragen of opmerkingen in verband met de manier waarop wij omgaan met jouw persoonsgegevens kan je ons steeds contacteren, hetzij per e-mail naar info@golfvlaanderen.be of per post naar voormeld postadres.

Onze DPO, Mr. Franklin BV (www.misterfranklin.be/dpo) kan je contacteren via hetzelfde adres contactadres met vermelding ‘tav de DPO’.

Wat betekent “persoonsgegevens verwerken”?

Het verwerken van persoonsgegevens (hierna “gegevens”) omvat elke verwerking van gegevens die je als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Over welke gegevens het gaat, lees je in deze Privacy Policy. Het begrip ‘verwerken’ is zeer ruim en dekt onder andere het verzamelen, bewaren, gebruiken van jouw gegevens, of het delen hiervan met derden.

Welke gegevens verwerken wij?

Hieronder verduidelijken wij welke gegevens wij van jou kunnen verwerken. Afhankelijk van de concrete situatie, jouw voorkeuren en de manier waarop je ons contacteert, verwerken wij niet alle onderstaande gegevens van jou.

Gegevens golfspelers

Van onze leden verwerken wij in het kader van onze hoofdactiviteiten, waaronder voor het gebruik van het platform i-Golf, de volgende persoonsgegevens:
Algemene identificatiegegevens (naam, voornaam, leeftijd, geslacht, …);
Algemene contactgegevens (e-mailadres, adres, telefoonnummer);
Lidmaatschapsgegevens (federatienummer, aangesloten golfclub, handicap, reservaties, boekingen, aankopen, wedstrijden, wedstrijdstatistieken…)
Media (foto’s, video’s)
Medische attesten voor bepaalde spelende leden;
Gegevens inzake tucht, schorsingen, incidenten indien van toepassing;
Accountgegevens voor logins (gebruikersnaam, wachtwoord);
Gebruiksgegevens van de applicatie en platformen;
In het kader van de talentwerking en begeleiding van professionele spelers: bijzondere gegevens zoals medische gegevens (fysieke toestand, blessures, ziektes, medische- en trainingsgegevens) en financiële gegevens.

Gegevens trainers / officials / vrijwilligers

Algemene identificatiegegevens (naam, voornaam, leeftijd, geslacht, …);
Algemene contactgegevens (e-mailadres, adres, telefoonnummer);
Opdrachten, historiek, verslagen;
Financiële gegevens;
Van officiële trainers en officials: sportspecifieke diploma’s en getuigschriften, prestaties;

Golfclubs

Algemene identificatiegegevens, contactpersonen, medewerkers, vrijwilligers en bestuur (naam, voornaam, leeftijd, geslacht,…)
Algemene contactgegevens, contactpersonen, medewerkers, vrijwilligers en bestuur (e-mailadres, adres, telefoonnummer);
Financiële gegevens: rekeningnummer, betaalgegevens;
Media (foto’s, video’s);
Inloggegevens.

Dientverleners

In het kader van de samenwerking met onze leveranciers en dienstverleners, verwerken wij van hen volgende persoonsgegevens:

Algemene identificatiegegevens (naam, voornaam, aanspreking, …);
Algemene contactgegevens (e-mailadres, adres, telefoonnummer, …);
Bedrijfsgerelateerde gegevens voor zover het mogelijk is om op basis van die gegevens een natuurlijk persoon te identificeren;
Contractuele gegevens (bv. adres, BTW-nummer, overeenkomst, offertes, etc.);
Betalings- en facturatiegegevens (bv. facturen, etc.);

Kandidaat-medewerkers

Van kandidaat-medewerkers verwerken wij bijkomend mogelijk onderstaande gegevens. Uiteraard zal dit in grote mate afhankelijk zijn van welke gegevens je zelf aan ons wenst te verstrekken in functie van jouw sollicitatie.

Algemene identificatiegegevens (naam, voornaam, aanspreking, …);
Algemene contactgegevens (naam, voornaam, e-mailadres, adres, telefoonnummer, …);
CV, aanbevelingsbrief;
Persoonlijke bijzonderheden;
Werkgerelateerde gegevens;
Persoonlijkheidsgegevens, testen, interviews;
Foto of videobeelden die door de kandidaat-medewerker bezorgd zijn.

Websitebezoekers

Van de bezoekers van onze website www.golfvlaanderen.be verwerken wij mogelijks volgende gegevens:

IP-adres, browsertype, locatiegegevens, hoe het individu op de website terecht is gekomen, interesses en de manier waarop het individu door de webpagina navigeert (via strikt noodzakelijke, analytische en marketingcookies);
Naam, voornaam, e-mailadres, contactbericht (via het online contactformulier);

Marketingactiviteiten

Gegevens die wij verwerken in het kader van marketingactiviteiten (het versturen van een nieuwsbrief per post en/of e-mail):

Naam, voornaam, e-mailadres;
Adres
Gebruiksgegevens en interacties met onze kanalen indien lid van onze socialmediakanalen

Voor welke doeleinden verwerken we jouw gegevens?

De persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt binnen het kader van de onderneming en met name voor volgende doeleinden:

Binnen het kader de activiteiten als sportfederatie voor golfers zoals ledenbeheer, beheer reservaties, beheer wedstrijden…
Het beheren van het online golfplatform (i-Golf);
Voor marketingdoeleinden, zoals retargeting (wij bekomen gegevens uitsluitend via de website);
Voldoen aan administratieve, wettelijke en fiscale verplichtingen;
Communicatie met (toekomstige) leden;
Aanwervingsprocedure van medewerkers.

Op basis van welke verwerkingsgronden verwerken wij jouw gegevens?

Wij verwerken jouw gegevens voor de hieronder beschreven doeleinden en verzamelen en verwerken niet meer en geen andere soorten gegevens dan deze die nodig zijn voor deze doeleinden.

Wij verwerken jouw gegevens enkel voor zover gebaseerd op één van de verwerkingsgronden die worden opgesomd in de GDPR, en zoals hierna weergegeven.

Wettelijke verplichting

Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt om te voldoen aan wettelijke of reglementaire verplichtingen die op ons rusten. Bijvoorbeeld in het kader van fiscale en boekhoudkundige verplichtingen of op het gebied van gegevensbescherming.

Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst

Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt omdat het noodzakelijk is voor het aangaan, uitvoeren of beëindigen van een overeenkomst met jou als betrokkene. Bijvoorbeeld voor het contacteren, inplannen, reageren op een verzoek of opvragen van informatie in het kader van het aangaan van een contractuele relatie, maar ook de effectieve uitvoering van de contractuele opdracht in het kader van onze hoofdactiviteit, teneinde jouw onze dienstverlening te kunnen verschaffen of die van jou te kunnen ontvangen.

Gerechtvaardigd belang

Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang die in specifieke gevallen zwaarder weegt dan enig mogelijk nadeel voor jouw rechten. Bijvoorbeeld het versturen van een nieuwsbrief naar onze bestaande leden, het verbeteren van de kwaliteit van onze dienstverlening; het opleiden van medewerkers en het evalueren en bijhouden van gegevens en statistieken die betrekking hebben op onze activiteiten, in de ruime zin; het bewaren en gebruiken van bewijsmateriaal in het kader van aansprakelijkheid, procedures of geschillen en met het oogpunt op archivering van de activiteiten; en het garanderen van de veiligheid, zowel online op deze website als in onze bedrijfsgebouwen.

Toestemming

Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt op basis van jouw toestemming. Bijvoorbeeld voor het versturen van onze nieuwsbrief naar niet-leden; het gebruik van bepaalde analytische of marketing cookies; het plaatsen van foto’s die persoonsgegevens bevatten op onze website en sociale media-kanalen. Gegevens van sollicitanten na de aanwervingsprocedure zullen enkel bijgehouden worden mits toestemming.

Oorsprong van de gegevens

De meeste gegevens die wij verwerken van jou hebben we ook rechtstreeks van je verkregen. Binnen het kader van onze dienstverlening is het mogelijk dat wij gegevens van jou verkrijgen via externe dienstverleners of openbare bronnen.

Met wie delen wij jouw gegevens?

Wij geven jouw gegevens niet door aan derden, tenzij wanneer dit strikt noodzakelijk is in het licht van hogervermelde doeleinden, of indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Waar nodig doen wij een beroep op externe dienstverleners (verwerkers), ter ondersteuning van onze operationele doeleinden zoals het beheer van onze websites en IT-systemen. Deze externe dienstverleners voeren desgevallend bepaalde verwerkingen van gegevens uit namens ons. Wij zullen jouw gegevens slechts delen met deze externe dienstverleners in de mate dat dit nodig is voor het desbetreffende doel. De gegevens mogen door hen niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Bovendien zijn deze dienstverleners contractueel gebonden om de vertrouwelijkheid van jouw gegevens te waarborgen door middel van een “verwerkersovereenkomst” die met deze partijen werd gesloten.

Concreet heeft dit tot gevolg dat wij jouw gegevens, voor zover relevant in jouw situatie, met de volgende derden delen voor de volgende doeleinden, waarbij deze derden in bepaalde gevallen optreden als verwerkers namens ons:

Postbedrijven, transport- en bezorgbedrijven indien wij jou iets moeten toezenden per post;
Betalingsdienstverleners indien wij betalingen van jou ontvangen, of omgekeerd;
Individuele golfclubs of enige andere partijen die betrokken zijn in het kader van onze hoofd- of nevenactiviteiten;
De verwerkers die ons op IT-gebied bijstaan bij het uitbaten van onze organisatie, met het oog op een veilig en efficiënt digitaal gegevensbeheer binnen onze organisatie;
Overheidsorganen, gerechtelijke instanties en beoefenaars van gereglementeerde beroepen zoals boekhouders en advocaten, met het oog op de naleving van onze wettelijke verplichtingen en verdediging van onze belangen, voor zover vereist.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld of worden verwerkt. Aangezien de termijn waarvoor de gegevens kunnen worden bijgehouden afhangt van de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, kan de opslagperiode in elke situatie variëren. Soms zal specifieke wetgeving ons verplichten de gegevens bij te houden voor een bepaalde periode. Onze bewaartermijnen zijn steeds gebaseerd op wettelijke vereisten en een afweging van jouw rechten en verwachtingen met hetgeen nuttig en nodig is voor het vervullen van de doeleinden. Na afloop van de bewaartermijn worden jouw gegevens gewist of geanonimiseerd.

Waar bewaren wij jouw gegevens en hoe worden deze beschermd?

Wij voorzien passende veiligheidsmaatregelen op technisch en organisatorisch vlak, om binnen het kader van onze activiteiten de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de onbevoegde toegang of onrechtmatige kennisgeving aan derden te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

Daarnaast hebben wij er ook aandacht voor dat de verwerkers op wie wij beroep doen eveneens passende veiligheidsmaatregelen treffen om risico’s op incidenten zo veel als mogelijk te beperken.

Indien uw gegevens bij het gebruik van specifieke diensten of softwaretools, buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt worden, zal dit uitsluitend gebeuren in/naar landen waarvan de Europese Commissie heeft bevestigd dat ze een passend beschermingsniveau van jouw gegevens waarborgen, of zullen er maatregelen genomen worden om de rechtmatige verwerking van uw gegevens in deze derde landen te verzekeren.

Wat zijn jouw rechten?

Je beschikt over diverse rechten met betrekking tot de gegevens die wij van jou verwerken. Indien je een beroep wenst te doen op één van de hiernavolgende rechten, gelieve ons te contacteren via de contactgegevens opgenomen onder de eerste titel van deze Privacy policy.

Recht van inzage en kopie

Je hebt het recht om jouw gegevens in te zien en hiervan een kopie te krijgen. Onder dit recht valt ook de mogelijkheid om verdere inlichtingen te vragen omtrent de verwerking van jouw gegevens, onder meer wat betreft de categorieën van gegevens die van jou verwerkt worden en voor welke doeleinden dit gebeurt.

Recht van aanpassing of rectificatie

Je hebt het recht om uw gegevens te laten aanpassen indien u meent dat wij beschikken over onjuiste gegevens.

Recht van gegevensuitwissing (recht op vergetelheid)

Je hebt het recht om te vragen dat wij uw gegevens zonder onredelijke vertraging wissen. Wij zullen echter niet altijd in staat zijn om een dergelijk verzoek in te willigen, onder meer wanneer wij de gegevens nog nodig hebben in functie van een lopende overeenkomst, of wanneer het bijhouden van bepaalde van jouw gegevens gedurende een bepaalde termijn wettelijk verplicht is.

Recht op beperking van verwerking

Je hebt het recht om de verwerking van jouw gegevens te beperken. Op die manier wordt de verwerking tijdelijk stopgezet tot er bijvoorbeeld zekerheid is over de juistheid ervan.

Recht op het intrekken van jouw toestemming

Wanneer de verwerking is gebaseerd op jouw toestemming, dan heb je het recht om deze toestemming op elk moment terug in te trekken door ons te contacteren. Voor marketingberichten die je via e-mail van ons ontvangt op basis van jouw toestemming, kan je deze toestemming eenvoudig intrekken door op de uitschrijflink te klikken onderaan een dergelijk bericht.

Recht van bezwaar

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens die is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang. Dit dient te gebeuren op basis van specifieke met jouw situatie verband houdende redenen. Je kan eveneens bezwaar maken tegen het gebruik van jouw gegevens ten behoeve van direct marketing. Bij marketingberichten per e-mail zal steeds een opt-out voorzien zijn.

Recht op overdraagbaarheid

Je hebt het recht om jouw gegevens die je zelf aan ons verstrekt heeft met jouw toestemming of in uitvoering van een overeenkomst, in elektronische vorm te verkrijgen. Op die manier kunnen ze makkelijk aan een andere organisatie worden overgedragen. Je hebt bovendien het recht om ons te verzoeken om uw gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie, indien dit technisch mogelijk is.

Recht om klacht in te dienen bij jouw toezichthoudende autoriteit

Indien je van mening zou zijn dat wij uw gegevens op een onjuiste manier verwerken, beschik je steeds over het recht om een klacht in te dienen bij jouw toezichthoudende autoriteit op het gebied van gegevensbescherming.

Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
contact@apd-gba.be

Hoe kan je jouw rechten uitoefenen?

Je kan jouw rechten uitoefenen door ons te contacteren, hetzij per e-mail naar info@golfvlaanderen.be of per post naar du Roy de Blicquylaan 15, bus 1, 1933 Zaventem, mits bijvoeging van een kopie van de voorzijde van jouw identiteitskaart of een ander document waarmee je geïdentificeerd kan worden. De kopie zal enkel gebruikt worden om je te identificeren overeenkomstig de GDPR.

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om deze Privacy policy te wijzigen. De meest recente versie is te allen tijde beschikbaar op onze websites. De datum waarop deze Privacy policy voor het laatst gewijzigd is, kan je bovenaan terugvinden. In geval van een substantiële wijziging van de Privacy policy, zullen wij de betrokkenen op wie dit een impact kan hebben, hiervan zo mogelijk rechtstreeks informeren.

Privacy verklaring van Golf Vlaanderen vzw